Creare un archivio con Calc
Spesso si rende necessario creare un archivio, ad esempio per classificare i libri posseduti o per ordinare le merci di un negozio o per altre esigenze consimili.
Il programma a ciò deputato è Access di Microsoft Office o il suo omologo gratuito Base di OpenOffice.
Orbene entrambi i programmi, per quanto utili, non sono propriamente user friendly e possono mettere in difficoltà.
Chi non ha esigenze professionali ma meramente “domestiche” può utilizzare, in loro sostituzione, una utile funzione che si trova nel foglio di calcolo sia in Excel che in Calc.
Molti di voi ora staranno storcendo il naso, pensando che si tratti di un argomento noioso ed inutile, ebbene la mia missione sarà di convincervi del contrario!
Il database, infatti, è uno strumento davvero indispensabile per gestire ordinatamente ed efficacemente i propri dati.
Prima di procedere nella spiegazione si rende necessaria una piccola premessa volta ad illustrare, per chi lo ignorasse, cosa sia e a cosa serva un database.
In termini semplicistici si può definire il database paragonandolo ad un archivio, come quelli presenti nelle biblioteche per intenderci, in cui i dati sono organizzati secondo informazioni determinate e non in modo casuale.
Per esemplificare, un libro risulterà classificato per Autore, Titolo, Editore e non per il colore della copertina!
Per comprendere i database occorre familiarizzare con una terminologia specifica.
Iniziamo dal concetto di CAMPO. Non si tratta naturalmente di quello da calcio, ma della singola informazione che si usa per archiviare i dati. Nell'esempio precedente, l'Autore o il Titolo nel lessico dei database si definiscono campi.
Viene poi il RECORD, esso rappresenta tutte le informazioni che identificano l'oggetto del database, ovverosia l'insieme dei campi (autore, titolo, editore et cetera).
Un'immagine può risultare utile a comprendere meglio.
Se il nostro archivio riguarda i libri si può dire metaforicamente che il database conterrà tanti record quanti sono i libri, ed ogni record conterrà gli stessi campi (autore, titolo, editore et cetera).
Al lume di quanto sin qui esposto, risulta più chiara l'utilità del database.
Quando, infatti, si dispone di una grande quantità di informazioni, se queste sono ben classificate risulta agevole reperirle rapidamente.
Nel caso dei libri, ad sempio, non si renderà necessario leggere ad una ad una le schede di ciascuno per reperire quello che interessa ma basterà indicare il campo esatto per impostare la ricerca.
Sono pronta a scommettere che ora l'uso del database interessa anche ai più scettici!
Bene, ma come iniziare?
In primis, per creare un qualsiasi database occorre domandarsi quali siano gli elementi che rivestono importanza nella classificazione.
Poniamo di voler creare un archivio dei libri letti e/o acquistati.
Occorrerà menzionare l'autore, il titolo, l'anno, l'editore, personalmente inserisco anche il prezzo.
Scegliere questi elementi è determinante perché sarà in base ad essi che si effettueranno le ricerche sul proprio database.
Una volta creato il proprio schema mentale si può precedere.
Si apre un foglio di Calc, si sceglie una riga e si iniziano ad indicare gli elementi su esposti.
In questo modo:
Una volta scritti occorre formattarli in grassetto corsivo, dacché in tal guisa Calc “comprenda” che si sta creando un database.
Ora anziché inserire i dati nelle celle, li inseriremo direttamente nei record per maggiore comodità.
Per farlo occorre cliccare su Dati>Data Form, apparirà la finestra seguente.
A questo punto si possono inserire tutti i propri titoli.
Poniamo di aver creato un elenco lunghissimo e di voler rintracciare un testo di un certo autore, se si dovesse leggere riga per riga sarebbe un lavoro improbo, ma il database serve proprio, tra le altre cose, al fine di facilitare qualsiasi ricerca.
Si usa in questi casi il Filtro.
Occorre cliccare su Dati>Filtro>Filtro Automatico
Una volta lanciato il Filtro, a fianco alle intestazioni delle colonne, appaiono delle piccole frecce.
Clicchiamo su quella vicino a Autore, questo perché la ricerca che desideriamo compiere è per autore.
Ebbene si aprono due possibilità: o scegliamo l'autore dalla lista che si apre o lo digitiamo direttamente. In tal modo in un clic è possibile trovare quel che si cerca.
Quelle sin qui illustrate sono le operazioni basilari che un database consente di compiere, ma le sue potenzialità sono di gran lunga superiori.
Se l'argomento vi interessa, ne parleremo la prossima volta.
Frattanto vi auguro di svolgere un buon lavoro di archiviazione! ;-)
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